POとは？
意味・発行時の注意点・日本の発注書との違いを徹底解説

PO（Purchase Order）とは？

PO、P/Oの意味

POとは「Purchase Order（パーチェスオーダー）」の略称で、主に海外企業との取引で使われる英語の「発注書」です。POは輸入者が仕入先（サプライヤー）へ商品を発注する際に発行し、商品名や数量、価格、納期、取引条件などを明記します。定型的な書式は定められてはいません。なお、海外の企業と取引をする際は、トラブルを防ぐためにPOだけでなく売買契約まで取り交わすのが一般的です。ちなみに、輸出者が発行する注文請書は「OA（Order Acknowledgement）」と呼ばれています。

POの関連用語としては、「Blanket Purchase Order」「Open Purchase Order」などがあります。「Blanket Purchase Order」は、一括発注を行う際に利用される発注書のことです。「Open Purchase Order」は、まだ商品が出荷されていない状態の注文書のことを指します。

なお、発注書および発注業務については以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

発注とは？業務内容とWEB化によるメリットをご紹介！

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POに記載すべき内容

続いて、POにどのような内容が記載されるかについて、国内の発注書と比較しつつ紹介します。

日本の発注書と共通する記載項目

POに記載すべき内容の中には、国内で用いられる発注書にも記載されるものも多くあります。簡単にまとめると、国内の発注書と共通の項目は以下の通りです。

• 発注書の通し番号（P/O Number）
• 注文日付（Date）
• 自社の会社名・担当者名、住所、連絡先 など
• 発注先の会社名・担当者名、住所、連絡先 など
• 商品名（Item）
• 数量、単位（Quantity、Unit）
• 単価（Unit Price）
• 通貨（Currency）
• 合計金額（Total Amount）
• 決済条件、支払条件（Payment Terms）

海外取引特有の記載項目

続いて、POを発行する際特有の項目を紹介します。

・Trade Terms
「Trade Terms」とは、貿易条件や取引条件を表す言葉です。具体的には、輸送の条件や保険の負担先などがこの項目に書かれます。なお、売主と買主との間でのリスクの移転時点や、運賃及び保険料等の費用の負担区分などの貿易条件については、『インターコムズ2020』に定められており、基本的にはそれに準拠する形になります。

・Ship to / Order to / Bill to
「Ship to〜」で配送先を表します。「Order to」は発注先、「Bill to」は請求先を表す言葉です。同じ場合は「Bill to / Ship to」のようにまとめて記載します。なお、輸送を船舶で行うのか、飛行機で行うのかは「by sea」「by air」といった表現で記載されます。

・Delivery Date
「Delivery Date」には希望納期を書きます。当然ながら海外から輸入する場合は、受け取りまでにある程度時間がかかってしまうものです。初回の取引の場合などは特に余裕を持った納期を提示するようにしましょう。

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PO発行の流れ

POは必須ではありませんが、受発注の証拠となり、お互いの認識のズレを防ぐためにも発行をおすすめします。

一般的な海外取引での流れは下記の通りです。

1. 購入したい側（買い手）が見積依頼（希望商品や数量など）を売り手に送付
2. 売り手が見積書を返送
3. 買い手が内容に納得したら、PURCHASE ORDER（発注書）を正式に発行し、売り手に送付
4. 売り手はPURCHASE ORDER受領後、「ORDER CONFIRMATION（注文請書）」を返送
5. 両者合意で注文成立。その後商品手配・出荷へ

なお、注文書を発行した後は、注文成立の証明として必ず「ORDER CONFIRMATION」を受け取りましょう。

POの役割

POは、商品やサービスの発注意思を明確に伝えるための書類です。主な役割は下記の2点です。

• トラブルを未然に防ぐ
  海外取引では言語や文化の違いから、口頭だけの注文では認識違いやトラブルが起きやすくなります。PURCHASE ORDERを発行し、注文内容（商品名・数量・金額等）を明示することで、聞き間違いや認識のズレによるトラブルを防げます。
• 取引先との信頼関係を築く
  発注内容が明確化されることで、双方の認識が一致しやすくなり、ミスやトラブルが減少。売る側にとっても安心して条件確認・出荷手配ができ、円滑な取引・信頼関係の構築につながります。

POでよく使われる専門用語・表現

続いて、POでよく使われる言葉を紹介します。POでは専門用語や略語が使われることも少なくないため、ここに記載する単語はしっかりと理解しておくようにしましょう。

POでよく使われる専門用語

ここでは、船で輸送する際に用いられる貿易条件（インコタームズ）の表記について紹介します。
・FAS（Free Alongside Ship）：船側渡し （指定船積港を挿入）
・FOB（Free On Board）：本船渡し（指定船積港を挿入）
・CFR（Cost and Freight）：運賃込み （指定仕向港を挿入）
・CIF（Cost, Insurance and Freight）：運賃保険料込み （指定仕向港を挿入）

これらは、「Trade Terms」や「Shipping Terms」の欄に記載されるもので、当てはまるものを貿易条件の欄に記載します。

POでよく使われる表現

最後に、POを発行する際によく用いられる表現を紹介します。

・TBD（To Be Determined）
未定を表す言葉です。TBDの他にも、追って通知するという意味の「TBA（To Be Announced）」や、確認中を表す「TBC（To Be Confirmed）」が用いられることもあります。

・Approved By〜
署名を記載する欄です。「Signature」などと表記されていることもあります。

・Special instructions
これまでの発注と違って注意が必要なことを伝えたいときなど、特記事項を記載するときに使用する欄です。

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PO発行時の注意点/まとめ

PO（Purchase Order）は、海外取引や輸入ビジネスを行う上で非常に重要な発注書です。日本の発注書と共通する項目も多いですが、貿易条件や配送先・支払条件など、海外取引特有の記載事項や注意点があります。POの正しい書き方やポイントを押さえて、トラブルのないスムーズな商取引を実現しましょう。

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