受発注システムの導入メリット・選び方・失敗しないポイントをわかりやすく解説

受発注システムとは？できること・仕組み

受発注システムは、企業間の受注・発注業務をデジタル化し、効率的に管理するためのシステムです。
従来の電話・FAX・紙によるやり取りを、システム上で一元管理できるため、業務効率化・人的ミスの削減・コスト削減が実現します。

受発注システムの概要と役割

受発注システムは、受注から発注、請求・在庫・支払い管理までの一連の業務をデジタル化するシステムのことです。。主な機能例は以下の通りです。

• 伝票出力：受注伝票・発注伝票などを自動生成
• 請求書作成：受注データをもとに請求書を作成し、取引先に送付
• 在庫管理：商品の入出庫・在庫状況をリアルタイムに管理
• 支払管理：支払予定や債務情報を一元管理

情報の一元管理によって、取引履歴や在庫状況をいつでも正確に把握できるのが大きな特長です。

受発注システムの導入形態

受発注システムには主にクラウド型とオンプレミス型の2種類の導入形態があります。
「クラウド型」受発注システムはインターネット経由で利用するため、初期費用が抑えられ、保守・運用も不要。環境構築が不要のため導入してすぐ利用できる場合が多いです。
一方、「オンプレミス型」受発注システムは自社サーバーや自社ネットワーク環境を構築するため、導入・運用コストが高いですが、カスタマイズ性やセキュリティ面に優れます。
自社の業務規模やセキュリティ要件、ITリソースなどを考慮して最適な形態を選ぶことが重要です。

受発注システムの種類

受発注システムには、Web受発注システムとEDI（電子データ交換）の2つが代表的です。
Web受発注システムはブラウザで操作でき、直感的なUIが特徴。
EDIは標準化されたデータフォーマットで企業間の大量取引を自動化できるため、大手企業やサプライチェーン全体での効率化に最適です。
自社の取引先や業界事情に合った種類を選ぶこともポイントです。

受発注システム導入のメリット

受発注システムを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。ここでは主な3つのポイントをご紹介します。

受発注業務の負担軽減

FAXや電話など複数の手段で受注を受けていると、その都度確認や入力の手間が発生します。特にFAXは届かないケースがあるため、送信後に電話確認が必要になるなど、担当者の業務負担が増えやすいです。
受発注システムなら、受注から発注までの処理がシステム上で完結し、電話での確認や再入力の手間が大幅に削減されます。
ペーパーレス化によるコスト削減や、業務負担の大幅な軽減が期待できます。

ヒューマンエラーが減る

紙やFAXの受発注では、文字が読みにくい・記載漏れ・誤記入などの確認が発生したり、ヒューマンエラーが多発しがちです。受発注システムなら、申請時に記載漏れチェックや自動エラー検知が可能なため、入力ミスや伝達ミスを大幅に削減できます。
エラーが減ることで再申請や確認作業が減り、取引先との信頼構築や業務スピード向上にもつながります。
システム選定時には、エラー防止機能や入力チェック機能の有無も確認しましょう。

情報を一元管理することで戦略が立てやすくなる

受注や発注、在庫、請求情報などをシステム上で一元管理できるため、複数拠点・部署間でもリアルタイムにデータ共有や閲覧が可能になります。
これにより、さまざなま観点から売上や在庫推移の分析が容易になり、データを活用した経営判断や販売戦略も立てやすくなります。
レポート機能やデータ出力の柔軟性など、分析しやすいシステムかどうかも選定のポイントです。

受発注システムを導入する際のステップ

受発注システム導入は、目的の明確化・現状把握・システム選定・教育・本稼働まで段階的に進めることが成功のポイントです。

ステップ1：受発注業務に関する課題を洗い出し、導入の目的を明確にして移行計画を立てる

まず、現状の受発注業務にどんな課題があるかを担当者や現場からヒアリングし、課題をリストアップします。そのうえで、「受発注システム導入で何を達成したいのか（例：入力ミス削減、作業負荷の軽減、コスト削減など）」を明確にしましょう。
目的が曖昧なまま進めると、機能が合わない・現場で使われない・費用対効果が出ないといった失敗につながるため、導入目的は必ず明確にしておきます。
失敗しないためにもゴール設定や現場の声を反映し、システムの方向性を最初にしっかり決めましょう。

ステップ2：現在の受発注業務の一覧を作り、システム化する範囲を決める

ステップ1で設定した目的をもとに、どの業務をどこまでシステム化するかを現在の業務フローに沿って整理します。このタイミングで、既存の会計システムや在庫システムなど外部システムとの連携要件も必ず確認しましょう。
自社の業務に必要な機能が揃っているか、将来の拡張性も含めてシステムを選定することが重要です。

ステップ3：必要な情報を入力し、検証を行う

システム化する範囲を決めたら、移行計画に基づいてマスタ情報の登録や設定を進め、設定後の動作検証を行います。
検証時には、実際の業務データを使い、操作性や連携機能、エラー検知などをしっかりチェックしましょう。この段階で現場担当者に操作してもらい、教育やマニュアル整備も進めておくと本稼働後の混乱を防げます。
検証段階で現場のフィードバックを取り入れることで、より実務に即した運用が可能になります。

ステップ4：本稼働

検証が完了し、システムが想定通りに動作することを確認できたら本稼働となります。
取引先にも新システム利用の案内や説明を事前に行い、協力・同意を得ておくことがスムーズな切り替えのコツです。
また、導入効果を測定するため工数削減やコストカットなど数値目標を設定し、導入後も継続的に運用改善を行いましょう。
本稼働後も定期的な見直しや改善を行うことで、より高い効果を維持できます。

受発注システム導入で失敗しないためのポイント

受発注システム導入でよくある失敗を防ぐには、以下の点に注意が必要です。

事前に取引先の企業から同意を得る

受発注システム導入後は、自社だけでなく取引先にも同じシステムを利用してもらうことがほとんどです。
事前に取引先へ導入の説明を行い、システムのメリットや操作方法、サポート体制なども伝え、同意・協力を得ておきましょう。
取引先の業務フローやシステム環境も考慮し、Web・EDIなど双方にとって最適な方式を選ぶことも大切です。

社内の担当者の教育を進める

新システム導入で業務内容が大きく変わることも多いため、担当者の教育やマニュアルの整備、トライアル運用の実施が欠かせません。
操作に不安がある場合は、実際にデモやトライアル期間を設け、現場の声を反映しながら本稼働を迎えると安心です。
現場が使いやすいUIやサポート体制の充実も、システム選定時の重要なポイントです。

外部システムとの連携をチェックしておく

受発注システムは、会計・在庫・物流・基幹システムなど他システムと連携する場面が多いです。
システム導入前に、外部連携の方法や対応フォーマット、手動での補完作業の有無まで細かく確認しましょう。
既存システムとの連携実績や、トラブル時のサポート体制が整っているかも選定基準に加えましょう。
受発注システムの選定ポイントや連携事例は、以下の記事で詳しく解説しています。

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まとめ

受発注システムを導入すれば、業務効率化・人的ミス削減・コスト削減・データの一元管理が実現できます。ただ、導入前に目的を明確化し、現場や取引先との合意や教育、外部システム連携などを丁寧に進めることが失敗しないポイントです。
自社の課題や成長戦略に合ったシステムを選び、将来の拡張や運用改善にも柔軟に対応できる体制を整えておきましょう。
受発注システムの導入やリニューアルでお悩みの際は、豊富な実績を持つecbeingまでお気軽にご相談ください。