2025年版｜受注管理システムの基本と業務内容、
導入手順、メリットを徹底解説

受注管理システムとは？

定義と基本機能

受注管理システムは、顧客からの注文を効率的に処理し、在庫管理や出荷、請求書の発行など、関連する業務を一元管理するためのソフトウェアです。販売管理の中核であり、BtoB・BtoCどちらにも対応します。基本的な機能には以下のようなものがあります。

注文受付と処理
顧客からの注文を迅速に受け付け、処理する機能。
在庫管理
在庫状況をリアルタイムで把握し、適切な在庫レベルを維持する機能。
出荷管理
注文された商品を正確に出荷し、追跡する機能。
請求書発行
請求書を自動で生成し、送付する機能。
見積書・契約書作成
BtoB取引では注文前の見積作成や契約書管理にも対応。

受注管理システムの種類

受注管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型受注管理システム
インターネットを通じて利用するタイプで、初期コストが低く、拡張性・運用の柔軟さが魅力です。

オンプレミス型受注管理システム
自社のサーバーにインストールして利用するタイプで、カスタマイズ性や高いセキュリティが求められる場合に適しています。

受注管理システムの業務内容

受注管理業務は、注文受付から出荷・請求書発行まで多岐にわたります。正確性とスピードが求められるため、システム化が効果的です。

一般的な受注の流れ

受注管理システムの業務は、主に以下の流れで進行します。

�@見積書作成: 顧客の要望に応じた見積りを作成します。
�A契約締結: 見積内容に合意後、契約書を締結します。
�B注文受付: 顧客からの注文をオンラインや電話で注文書を受け付けます。
�C注文確認: 注文内容を確認し、在庫状況をチェックします。
�D在庫引当: 在庫がある場合、商品を引き当てます。
�E納期確認: 納品可能日を確認し顧客へ連絡します。
�F出荷準備: 商品をパッキングし、出荷準備を行います。
�G出荷: 商品を顧客に出荷します。
�H請求書発行・入金確認: 出荷後、請求書を発行し、顧客に送付。その後入金を確認します。

特にBtoB取引では、特に見積・契約管理や注文書のやりとりが重要です。受注残（未納品の注文）の管理も、将来の売上予測や納期遅延防止に不可欠です。

各業務の詳細

注文受付と確認
注文受付は、顧客からの注文情報を正確に記録する重要なステップです。受注管理システムは、オンラインフォームやAPIを通じて注文を自動で受け付けることができ、ヒューマンエラーを防ぎます。

在庫管理と引当
在庫管理は、商品の在庫状況をリアルタイムで把握するための機能です。受注管理システムは、在庫の自動更新やアラート機能を提供し、在庫不足や過剰在庫を防ぎます。

出荷管理と追跡
出荷管理は、商品の正確な出荷と追跡を行うための機能です。受注管理システムは、出荷指示書の生成や配送業者との連携をサポートし、出荷ミスを減少させます。

請求書発行
請求書発行は、出荷後の重要なステップです。受注管理システムは、請求書を自動で生成し、顧客に送付することで、迅速かつ正確な請求業務を実現します。

受注管理でよくある課題と対策

業務の煩雑化・属人化
手作業や人依存の運用はミスや情報伝達漏れのリスクが高いです。業務プロセスの標準化と受注管理システムの導入で解決できます。

納品までのリードタイム遅延
在庫管理や部門間連携不足が原因となりやすいです。システム連携とリアルタイム情報共有でリードタイムを短縮しましょう。

在庫管理との連携不足
受注情報と在庫情報を統合管理することで、欠品・過剰在庫を防ぎます。

受注管理システムの導入ステップ

ステップ1: 現状の課題と要件の整理
まず、現状の受注管理プロセスの課題を洗い出し、システムに求める要件を明確にします。これには、業務フローの見直しや関係者へのヒアリングが含まれます。

ステップ2: システムの選定
次に、市場にある受注管理システムの中から、自社の要件に最も適したシステムを選定します。クラウド型かオンプレミス型か、機能の充実度、導入コストなどを総合的に評価します。

ステップ3: ベンダーとの契約
システムが決まったら、ベンダーと契約を結びます。この段階では、導入スケジュールやサポート体制、費用などを詳細に確認します。

ステップ4: システムの設定とカスタマイズ
システム導入の準備として、初期設定や必要に応じたカスタマイズを行います。業務フローに合わせた設定を行うことで、スムーズな運用が可能になります。

ステップ5: データ移行
既存のデータを新しいシステムに移行します。データの正確性を保つため、移行前にデータのクリーニングを行うことが重要です。

ステップ6: トレーニングとテスト
システムの導入前に、関係者に対するトレーニングを実施します。また、テスト環境でシステムの動作確認を行い、不具合がないかを確認します。

ステップ7: 本番運用とサポート
すべての準備が整ったら、システムを本番運用に移行します。初期段階では、ベンダーのサポートを受けながら運用を進めると良いでしょう。

受注管理システム選定のポイント

• 自社業務に合致した機能が備わっているか
• 費用対効果が高いか（導入コストと業務効率化のバランス）
• 使い勝手（現場の担当者が直感的に操作できるか）
• サポート体制が充実しているか
• 他システムとの連携性（販売管理・在庫管理・会計システム等）

受注管理システム導入のメリット

業務効率化
受注管理システムを導入する最大のメリットは、業務効率の向上です。自動化されたプロセスにより、注文受付から出荷、請求書発行までの全てのステップがスムーズに行われます。

エラー削減
手作業によるミスが減少し、データの正確性が向上します。これにより、注文ミスや出荷ミスが減少し、顧客満足度が向上します。

在庫管理の最適化
リアルタイムで在庫状況を把握できるため、在庫切れや過剰在庫を防ぐことができます。これにより、在庫コストの削減が可能になります。

顧客対応の向上
顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになります。システムにより、注文状況や出荷状況を即座に確認できるため、顧客満足度が向上します。

ペーパーレス・コスト削減
注文書や伝票の電子化で紙の使用量や印刷コスト削減にも貢献。SDGsの観点からも有効です。

データ分析と経営判断の支援
受注管理システムは、受注データを一元管理し、詳細な分析を可能にします。これにより、売上分析や在庫回転率の把握が容易になり、経営判断の質が向上します。

まとめ

受注管理システムは、企業の業務効率化と競争力の向上に不可欠なツールです。2025年の最新情報を基に、受注管理システムの基本から業務内容、導入ステップ、メリットまでを詳しく解説しました。適切なシステムを選定し、効果的に導入することで、企業の成長を支える強力な基盤を築くことができます。