【アパレル業界必見】展示会受注業務はシステム化すべき？

システム導入のメリットについて導入事例を交えて解説！

アパレル業界特有の商習慣「展示会」とは？

まず、展示会の概要から確認していきましょう。

展示会（販売会）の概要

アパレル業界において展示会とは、業界関係者やバイヤー、メディアを招いて新商品を披露し、受注や商談を行うイベントです。多くの企業が春夏・秋冬の年2回、展示会を開催するのが一般的です。従来のリアル会場での開催に加え、近年ではオンライン展示会も増加しており、リアルとデジタルを組み合わせたハイブリッドな形態も見られます。

展示会の種類

展示会には主に2つの種類があります。1つは「主催展示会」と呼ばれるもので、1社単独で開催し、既存顧客との商談や新商品紹介に特化した内容です。もう1つは「合同展示会」で、複数の企業が合同でブースを出展し、多くの業界関係者や新規バイヤーとの出会いが生まれる場となります。どちらも、その場で商品を販売するのではなく、受注を受けて今後の生産や販売計画に活かすことが中心となります。

展示会の目的

展示会を開催する主な目的としては、以下の3点が挙げられます。

・新商品のプロモーション
展示会は、新商品を広く知ってもらうためのひとつの手段です。展示会で新商品がどれだけ受注されたのかという情報をもとに、その後の販売計画を立てる企業も少なくありません。また、新商品を多くのバイヤーに直接アピールできるため、市場の反応やトレンドを素早く把握することができます。

・新規顧客の獲得
展示会は新規顧客獲得の場でもあります。特に合同展示会においては自社のことを知らない企業が訪れることも多いため、展示会に参加することでこれまでに取引のなかった企業から知ってもらえる機会にもなりえるのです。

・既存顧客との関係強化
展示会には多くの既存の取引先も参加するため、直接面と向かってコミュニケーションを取り、展示会で新商品の感想などを聞くことで、関係強化も期待できます。

展示会における受注の課題

アパレル業界などにおいて、重要な役割を果たしている展示会ですが、展示会での受注業務についてはまだまだ非効率だと言わざるを得ません。

アナログな展示会の受注業務

展示会受注はアパレル業界にとって重要な業務でありながら、実際の現場ではアナログな運用が主流となっています。

たとえば、展示会会場でバイヤーから受けた注文を紙のメモや手書き伝票で記録し、それを持ち帰ってから社内でFAXやExcelに転記するという流れが一般的です。こうした手法では、記録ミスや転記ミス、紙の紛失といったヒューマンエラーが発生しやすくなります。 また、受注データの集計や管理に多くの時間と手間がかかり、担当者の大きな負担となっています。受注内容や在庫状況をリアルタイムで把握できないため、顧客からの問い合わせ対応や納期調整にも遅れが生じやすく、結果としてビジネスチャンスを逃してしまうこともあります。

展示会受注システムを導入するメリット

こうした問題を解決してくれるのが、展示会受注システムです。展示会受注システムを導入するメリットとしては、主に以下のような点が挙げられます。

業務の効率化

展示会受注システムを導入すると、業務の効率性が大きく向上します。
PCやタブレット、スマートフォンを活用してその場で注文内容を入力できるため、手書きや転記作業が不要となり、ヒューマンエラーも大幅に減少します。入力された受注データはリアルタイムで集計・管理され、作業時間の短縮や担当者の負担軽減につながります。

受注データを活用して販売計画を立てられる

受注業務をシステム化することで、展示会での受注内容について、細かく分析ができるようになる点も大きなメリットです。どの商品がどのバイヤーにどれだけ注文されたかをすぐに把握でき、人気商品や受注傾向を可視化できます。こうしたデータ分析の結果を今後の販売計画に活用することができます。また、展示会での内容を細かく分析して販売計画を立てることで、販売計画の精度をより高めることも可能です。

利便性の向上による取引先の負荷軽減

展示会受注システムは、取引先バイヤーにも大きなメリットをもたらします。顧客が商品の画像や詳細情報を見ながら注文したり、在庫を照会したりできるようになります。注文する取引先から見ても利便性が向上するため、従来の電話やFAXによる注文に比べて格段に便利です。また、受注システムなら電話やFAXでの注文と異なり、24時間365日受け付けられるため、バイヤーの負担やストレスも軽減されます。さらに、在庫確認や受注状況の問い合わせが減ることで、営業担当者の対応コストも削減されます。

展示会受注システムの導入事例

続いて、弊社ecbeingのBtoB ECで展示会受注システムを構築して業務改善を実現した企業の事例をご紹介します。

株式会社コロンビアスポーツウェアジャパン

株式会社コロンビアスポーツウェアジャパンは、アメリカのアウトドアブランド「Columbia（コロンビア）」の日本での事業展開を担っている会社です。

同社は年に2回展示会に出展し、商品のプレオーダーをとっています。従来は展示会での受注について、紙のカタログを提供していましたが、展示会の最中に仕様が変更されたり、生産中止になってしまったりすることもあったため、デジタルカタログに変更することに。ただ、デジタルカタログを使っていても、受注業務では手書きのFAXやExcelのオーダーシートを使っており、効率的とは言えない状況でした。そこで、受注から出荷までをまとめて行えるシステムの構築を決意。

これにより業務効率は大幅に改善されました。在庫を見ながら商品を注文できるようになったため、取引先から在庫確認の電話やメールが来ることも減り、問い合わせ対応のコストも削減されたといいます。

なお、本事例については、以下の記事で詳しく紹介しています。展示会受注システムの導入を検討している方はぜひご確認ください。

コロンビアが展示会受注をBtoB ECでDX化し業務効率を大幅改善

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展示会受注システム導入において注意すべきポイント

最後に、展示会受注システムを導入するにあたって注意しておきたいポイントを3つご紹介します。

操作性

展示会受注システムは、社内の担当者だけでなく取引先バイヤーも利用するため、誰でも直感的に使える操作性が重要です。
システムを導入したところで、操作性が悪いシステムだと取引先からの不満がたまってしまうでしょう。また、自社の担当者も扱うため、操作が複雑すぎて十分に活用できなければ、システム導入による効率化は見込めません。導入前に現場の担当者などに実際に触ってもらい、使い心地を試すことが重要です。

アパレル業界特有の商習慣に対応しているか

アパレル業界では、取引先ごとに異なる取引条件や支払方法、カラー・サイズごとのSKU管理が異なるなど、独自の商習慣があります。それらの商習慣に対応できるシステムを選ぶ必要があります。また、展示会においては、PCの持ち込みが難しいケースも珍しくありません。PCがなくともスマホやタブレットなどから受注ができるシステムが望ましいでしょう。

弊社ecbeingのシステム「ecbeing BtoB」は展示会受注システムの構築が可能なだけではなく、柔軟なカスタマイズにより業界の商習慣から各社固有の要件まで対応が可能です。
展示会受注システムの構築をご検討されている方はぜひ一度ご相談ください。

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サポート体制の充実度合い

システム導入の際は、ベンダーのサポート体制についても事前に確認しておくべきです。普段から問い合わせに対して迅速に対応してもらえるかはもちろん、展示会は短期間で集中的に運用されるため、問題発生時により迅速な対応が求められます。具体的にどういう体制でサポートをしているのか、事前に担当者としっかりとコミュニケーションを取り、サポート体制に問題がないか確認しておきましょう。

弊社ecbeingは、国内業界最大級のサポート体制を備え、24時間365日の有人監視体制をとっており、スピーディーな対応がおこなえるようになっています。
サポート体制やセキュリティ対策、製品の特長などはこちらをご確認ください。

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まとめ

アパレル業界の展示会受注は、新規顧客開拓や売上拡大を実現するうえで非常に重要な業務ですが、アナログ運用が続いていると非効率やミスが発生しやすく、担当者や取引先にも負担がかかります。展示会受注システムの導入は、業務効率化やデータの有効活用、顧客満足度の向上など多くのメリットをもたらし、アパレル業界特有の商習慣にも柔軟に対応できます。 システム選定の際には、操作性や業界適応力、サポート体制、他システムとの連携性などを重視し、自社の課題解決につながる最適な展示会受注システムを導入しましょう。

なお、今回紹介した通りecbeingは展示会受注システムの構築実績もあります。どのようなシステムを構築可能か、考えていることが実現できるのかなど気になる方は当社までお気軽にご相談ください。

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